Apartman ve Sitelerin Tutmak Zorunda Olduğu Defterler Nelerdir?

1. Vergi Kanunları Açısından

Vergi Usul Kanununun 182. ve izleyen maddelerinde bilanço esasına göre tutulması gereken defterler, 193. maddesinde ise işletme hesabı esasına göre tutulması gereken defterler düzenlenmiştir.

Apartman ve siteler yukarıda sayılan defter tutma esaslarından herhangi birine tabi olmadıklarından vergi hukuku açısından defter tutmakla yükümlü değildirler.

Ancak kurumlar vergisi mükellefi olan kooperatiflerde durum farklılaşmaktadır. Kurumlar vergisi mükellefi olan bir kooperatif tarafından idare edilen apartman ve site yönetiminin defter tutması gereklidir. Kooperatiflerin tutmak zorunda oldukları defterler aşağıda açıklanmıştır :

Yevmiye Defteri,

Defteri Kebir,

Envanter ve Bilanço Defteri,

Karar Defterleri (Genel Kurul Karar Defteri Yönetim Kurulu Karar Defteri),

Ortaklar Defteri,

2. Kat Mülkiyeti Kanunu Açısından

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununda defter tutma mükellefiyeti 32 ve 41. maddelerde yer almaktadır.

a) Karar Defteri (Kat Malikleri Kurulu Defteri)

Kanunun "Kararlar" başlıklı 32. maddesinde "Kat malikleri kurulu kararları, (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılarak toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır. Karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar" denilerek "Karar Defteri" tutma mükellefiyeti düzenlenmiştir.

b) Gelir-Gider Defteri

Kat Mülkiyeti Kanununda bu isim altında bir defter düzenlenmemekle beraber gelir ve giderlerin net bir şekilde izlenebilmesi adına uygulamada bu isim altında defter de tutulmaktadır. Bu defterinde noter onaylı olması ve kapanış tasdikine tabi tutulması şarttır.

Yöneticiler gelirleri (aidatlar) ve giderleri doğru bir şekilde bu deftere kaydetmeli, kaydettikleri işlemlere yönelik fatura vb. evrakları da mutlaka muhafaza etmelidir. Giderlerde fatura alınması tercih edilmeli, yazar kasa fişlerinin ise arkalarına ne için harcama yapıldığı kaydedilmelidir. Bir hizmet karşılığında bir bedel (ücret vb.) ödeme yapılıyorsa, ödemeyi yapana mutlaka ilgili belgeler (gider makbuzu, gider pusulası) imzalattırılmalıdır.

Aidatlar toplanırken, kat maliklerinin bir listesinin yapılması, önce bu listeye göre tahsilatın gerçekleştirilmesi, ödeme alınırken (aidat toplanırken) ya da toplandıktan çok kısa bir süre sonra gelir makbuzunun da düzenlenmesine özen gösterilmelidir. Aidatların banka aracılığı ile tahsil edilmesi de mümkündür. Ya da toplanan aidatların topluca bankaya yatırılmak istenebilir. Bu durumda mutlaka apartman ya da site yönetimi adına hesap açılmalı, ancak sevk ve idaresi yöneticiye verilen bir hesap açılmalıdır. Bu tür hesaplar bankalarca uygulamada açılabilmektedir.

c) Denetim Defteri

Kanunun "Yönetimin Denetlenmesi" başlıklı 41. maddesinde ise "Denetçiler bu raporu ve verecekleri kararları ve gerekli gördükleri diğer hususları, (1) den başlayıp sıra ile giden sayfa numaralan taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere geçirip tarih koyarak altını imza ederler." denilerek "Denetim Defteri" tutma mükellefiyeti düzenlenmiştir.

d) Belge Muhafaza Yükümlülüğü

Kanunun "Defter Tutulması ve Belgelerin Saklanması" başlıklı 36. maddesinde "Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını, protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32. maddede sözü geçen deftere tarih sırasıyla yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosya da saklamaya mecburdur.

e) Defterlerin Kapanış Tasdiki Zorunluluğu

Karar defterinin her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir. Bu maddede yazılı görevleri yerine getirmeyen yöneticiye 33. maddenin son fıkrasında yazılı cezalar uygulanır" denilerek gelir ve giderlerin kaydedileceği defterin "Karar Defteri" olduğu belirlenmiş ve bu mükellefiyetlere aykırı fiillerin cezası da belirlenmiştir. 33. maddenin son fıkrasında "Tespit edilen süre içinde hâkimin kararını yerine getirmeyenlerden, aynı mahkemece para cezası alınmasına kesin olarak hükmolunur; yirmibeşinci madde hükmü mahfuzdur" hükmü ile de ceza miktarı tespit edilmiştir. İşletme defteri tutulursa onun da her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir.

3. SGK Mevzuatı Açısından Yükümlülükler

Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 4. maddesinin (ğ) maddesine göre sigortalı olanların işlerini yaptıkları işyerlerinin sahibi veya kullanıcısı olan gerçek ya da tüzel kişiler ile tüzel kişiliği olmayan kurum ve kuruluşları "işyeri sahibi" olarak nitelenmektedir. Bu hükümle apartman ve site yönetimleri eleman çalıştırdıklarında kendiliğinden işyeri sahibi niteliğini haiz olmaktadırlar.

Yönetmeliğin 11/2a hükmü uyarınca apartman ve site yönetimleri sigortalı olarak çalıştırmaya başladıkları elemanlarını, çalışmaya başladıkları tarihten önce Sosyal Sigortalar Kurumuna bildirmekle yükümlüdürler. Çalışmaya son verdiklerinde ise (hizmet sözleşmesinin feshi durumunda) 10 gün içinde bildirim yapacaklardır.

Yönetmeliğin 27. maddesine göre sigortalı çalıştıran apartman ve site yönetimleri "işyeri bildirgesini Sosyal Sigortalar Kurumuna esigorta ile göndermek zorundadırlar. İlk defa eleman alımında henüz e-sigorta yoluyla işlem yapılması için gerekli veriler oluşturulmamış olduğundan (şifre vb.) bildirge elden verilir veya posta yoluyla gönderilir. Yönetmeliğin 29. maddesine göre işyeri bildirgesi ile beraber apartman ve sitenin bulunduğu yerin adresini gösterir yerleşim belgesini (ikametgah), apartman ve site yöneticisinin yetkilendirildiği karar defteri sayfasının örneği gerekirse imza sirküleri de verilecektir.

Yönetmeliğin 35. maddesi uyarınca apartman ve site yönetimleri çalışanlarının bir iş kazası geçirmesi durumunda 3 iş günü içinde bildirim yapmakla yükümlü tutulmuşlardır. Peki bildirim yapılmasa ne olur, bu durumda bildirimin Sosyal Sigortalar Kurumuna yapıldığı tarihe kadar sigortalıya ödenecek "geçici iş göremezlik ödeneği" apartman ve site yönetiminden tahsil edilecektir.

Yönetmeliğin 107. maddesine göre apartman ve site yönetimleri işyeri ile ilgili tüm defter ve belgeleri, istenilmesi hâlinde ibraz edilmek üzere ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 10 yıl süreyle saklamak zorundadırlar. Örneğin 2011 yılına ait defterler, 2012 yılından (2012 birinci yıl sayılmak üzere) itibaren 2021 yılının sonuna kadar muhafaza edilecektir.

Apartman ve site yönetimlerinin tutmuş oldukları noter onaylı defterler (karar, gelirgider, denetim) SGK uygulamalarında da geçerli defterler arasındadır. Diğer yandan gider belgeleri de defterleri tevsik eden belgeler olarak düzenlenmesi ve ibraz edilmesi gereken belgelerdir. Ücretlerin, ücret tediye bordrosu düzenlenerek tevsik edilmesi genel kural olsa da görüldüğü gibi Kat Mülkiyeti Kanunu bu yönde bir zorunluluk getirmemiş ve gelir ve gider belgelerinin düzenlenmesi ve saklanmasını düzenlemiştir. Uygulamada yöneticilerin gider makbuzu ile ödeme yaptıkları görülmektedir. Bu durumda, gider makbuzlarında asgari olarak sigorta primleri hesabına esas tutulan kazançların kesin olarak tespitine imkan verecek şu bilgilerin yer alması gerekmektedir:

İlişkin olduğu ay,

Ücretlinin adı, soyadı,

Ücret ödenen gün sayısı (ücret aylık olarak ödenmiş ise gün sayısı 30 gündür),

Ödenen ücret tutarı,

Ücretin alındığına dair ücretlinin imzası.